Наиболее эффективной бывает последняя часть совещания, когда уже явственно вырисовываются перспективы. Все остальное время обычно уходит на эмоциональный разогрев, на поиск соприкосновения различных точек зрения на проблему, на создание ассоциативных идей, на критику, а то и просто на пустые замечания.

Важно понять руководителю, что не надо стараться объять необъятное, и решить все проблемы за одно заседание. Иногда совещание даже полезно перенести на другой день, подождать, когда остынут страсти, и с холодной головой снова вернуться к поискам решения проблемы.

Завершить совещание можно следующим образом:

• Принять решение (путем голосования, консенсуса, напрямую лидером и т.п.).
• Замотивировать людей на выполнение решения.
• Назначить ответственных.
• Пояснить, как будет контролироваться выполнение задания.

Непосредственно после совещания важно сосредоточиться на контроле исполнения решений и подготовке к следующим совещаниям, а также на рассылке документов, протоколов и решений.

Опытные руководители владеют техникой использования вопросов на совещаниях (ведение совещания через вопросы). Зачем она нужна?

• Для получения нужной информации;
• Для того, чтобы помочь сотрудникам конструктивно обдумать вопрос;
• Для управления вниманием участников.

Эффективны лишь те вопросы, на которые можно дать ответ. Риторика и излишнее давление тут неуместны. Дело руководителя – получить нужную информацию (чтобы позднее на ее основе можно было принять верное решение) и направить внимание участников на предмет дискуссии. Когда сам руководитель задает вопросы «по делу», остальные также стремятся конструктивно сформулировать вопрос, и десять раз подумают, прежде чем вступать в спор.

Большое значение во время совещаний имеют опросы присутствующих. Важно каждый раз выбирать не только верный тип вопросов, но и продумать «рамку» каждого из них, стараясь говорить естественно и непринужденно.

Менеджеру на совещании пригодится и конструктивное мышление. Здесь я должен подчеркнуть: спрашивать надо естественно, без наигранности. Именно поэтому бессмысленно составлять список вопросов заранее. А если менеджеру так легче, то, все же, необязательно жестко следовать каждому его пункту.

Если руководитель хорошо знает того, к кому обращается, можно попробовать использовать значимые для данного сотрудника слова. Напоминаю: закрытые вопросы на совещании действуют крайне негативно – следует оставлять собеседнику возможность ответить не только «да» или «нет».

(С) Вагин Игорь Олегович